Af Marianne Fuglsang Welling Farsinsen, AAU Kommunikation og Public Affairs Foto: AAU

I december 2023 så den nye digitale underskriftsløsning DocuSign dagens lys på AAU, og siden da er der allerede taget godt hul på håndteringen af de cirka 10.000 underskrifter med AAU’s eksterne samarbejdspartnere, som løsningen forventes at håndtere årligt for AAU.

Førhen var arbejdsgangen, at dokumenter blev fremsendt manuelt til én underskriftspart ad gangen. Modtager skulle dermed udskrive dokumentet, skrive under i hånden, scanne dokumentet ind og sende det retur til afsender. Herefter kunne dokumentet sendes til næste modtager for underskrift, indtil der var ét samlet dokument med alle underskrifter, som kunne sendes til alle parter som kvittering og slutteligt arkiveres i WorkZone.

Med DocuSign foregår det hele digitalt, og der er endda mulighed for, at flere parter kan underskrive samtidigt. Det giver en langt smidigere proces og sparer alle involverede tid og besvær. Endelig er sikkerheden forbedret, idet den, der opretter dokumentet, kan tilføje adgang via eksempelvis MitID og derved sikre, at det kun er de modtagere, der kan tilgå dokumentet.

Ét af de steder på AAU, hvor underskriftsprocesser fylder en del i hverdagen, er hos Kontraktenheden.

- DocuSign effektiviserer underskrifts-cirkusset. Hvem der underskriver, hvor, hvornår og hvordan er blevet gjort langt nemmere med løsningen her, fortæller jurist Carl-Erik Lauritzen.

Han oplever, at den nye digitale underskriftsløsning giver en mere strømlinet sagsgang, hvor han kan holde hånd i hanke med, hvem der underskriver.

- Det minimerer risikoen for, at der sker fejl undervejs, hvor vi eksempelvis før skulle bruge tid på at kontakte de involverede i processen for at sikre den rette underskrift. Jeg har senest haft glæde af løsningen i en stor konsortieaftale for AAU med syv parter, hvor vi klarede underskriftsprocessen på fem minutter, så det er meget positivt, tilføjer Carl-Erik Lauritzen.

Mere information

Inden DocuSign for nylig blev en mulighed at anvende for alle AAU’s ansatte, blev der i 2023 blandt alle institutter og i Fælles Service-afdelingerne foretaget en ønske-/behovsafdækning. Den viste blandt andet behov for at kunne sende til NemID og MitID, juridisk bindende log, samt overholdelse af EU-standarder for GDPR og sikkerhed.

Disse behov og ønsker favner DocuSign og kan derfor skabe værdi i en lang række AAU-arbejdsgange, som fx ansættelsesaftaler til projekter, timesedler i forbindelse med studentermedhjælp, årsrapporter, bestyrelsesreferater, aftaledokumenter i forbindelse med indkøb og udbud, høringssvar, udvekslingsaftaler, legater, ind- og udrejsende udvekslingsstuderende, gæsteforelæsere, fratrædelsesdokumenter, løntillæg og ferieaftaleskemaer mv.